Généralement, la plupart des activités RH sont externalisables, mais c’est à chaque entreprise de décider quelle activité confier aux prestataires externes. Certaines prennent en compte l’importance de l’activité, d’autres ont juste pour objectif de réduire les coûts, gagner du temps ou encore penser aux gains de productivité. Il existe toutefois la règle des 4C qui doit être considérée avant toute décision concernant l’outsourcing RH.
Déterminer les activités RH à externaliser selon la règle des 4C
Les 4C sont les mots Complexe – Chronophage – Critique et Circonscrit. Ces quatre mots permettent de se poser les bonnes questions puis d’y répondre afin de définir facilement si telle ou telle activité peut être transférable et confiée à l’externalisation. Une réponse positive à la question des 4C sera donc favorable à l’externalisation de l’activité.
- Complexe: une activité est complexe quand elle nécessite une certaine maîtrise de sa technique. La paie et ses composantes légales en sont des exemples concrets.
- Chronophage : Plus le temps de traitement est long, plus l’activité accapare le personnel, ce qui engendre moins de productivité. Cela se produit par exemple lors d’une campagne de recrutement.
- Critique: on détermine ici le degré d’importance et les différentes contraintes liées à l’activité concernée. En prenant toujours l’exemple de la paie, c’est une activité critique et délicate qui nécessite un traitement et une saisie de données justes et ponctuelles, sans aucune tolérance pour les approximations.
- Enfin, une activité est circonscrite quand il n’y a pas ou très peu d’intervenants pour la réaliser. Quand la réalisation d’une activité est partagée entre de nombreux acteurs, il est souvent difficile de la confier à l’externalisation, car elle peut devenir, entre autres, consommatrice de temps.
Bref, ces quatre conditions sont complémentaires pour définir si une activité RH est importante, propice à l’externalisation, ou s’il s’agit d’une activité stratégique qui doit rester en interne.
Les activités RH propices à l’externalisation
Il existe trois principales activités RH que l’on confie souvent aux prestataires externes. D’abord, parce qu’elles sont définies par les 4C, puis elles font partie des activités importantes de la gestion des ressources humaines. En premier lieu, la paie et ses tâches connexes dont les déclarations sociales, les virements, la saisie des bases de données et les éditions. Ensuite, la gestion de la formation du personnel qui connaît actuellement une véritable croissance dans le domaine de l’externalisation RH. L’entreprise cliente bénéficie alors, entre autres, de la technicité, de la logistique, de la gestion administrative et fiscale fournies par le prestataire. Enfin, les actions plus externalisées sont la gestion et le processus de recrutement. Ainsi, l’entreprise cliente peut être sûre de bénéficier d’un personnel très qualifié, compétent. Actuellement, il existe plusieurs acteurs importants de l’externalisation, comme celui présenté sur ce site, qui offrent des services performants pour les différentes activités RH externalisables.
